Модуль электронных почтовых рассылок (e-mail) в программе по недвижимости Квартал Про.

 

Риэлторская программа по недвижимости Квартал ПРО позволяет пользователю рассылать своим зарегистрированным клиентам разную информацию об объектах недвижимости с вложениями файлов. Под выражением "зарегистрированный клиент" подразумевается человек, который оставил Вам свой электронный адрес для получения от Вас почтовых рассылок с информацией по недвижимости.

 

Помните, что за рассылку спама Вас могут наказать.

 

Краткая информация.

Чтобы открыть основное окно почтовых рассылок, выберите в главном меню программы пункт "Операции->Почтовые рассылки".

Модуль почтовых рассылок позволяет выполнять отправку электронных почтовых сообщений одновременно нескольким пользователям. Также можно выделить в таблице несколько строк и нажать кнопку "Отправить". Программа отправит поочереди все рассылки.

Считается так, что одна запись в таблице - это одна почтовая рассылка.

Если рассылка удалена в архив, то такую рассылку отправить нельзя. Чтобы отправить такую рассылку, требуется её отредактировать, сняв переключатель "Удалена в архив" на закладке "основные параметры формы " редактирования рассылки:

Для отправки выбранной и заранее подготовленной рассылки, достаточно нажать кнопку "Отправить" или выбрать пункт меню "Рассылка->Отправить выделенные рассылки", также можно воспользоваться сочетанием клавиш "Ctrl+O".

Создание новой почтовой рассылки.

Откройте модуль почтовых рассылок, как это было описано выше. Выберите меню "Рассылка->Создать новую рассылку (Ctrl+N)". Появится окно с несколькими закладками.

Закладка "Основные параметры".

Здесь потребуется ввести осмысленное и понятное Вам название рассылки. Это название никуда отправляться не будет. Название рассылки предназначено для пользователя программы, для Вас.

Далее введите тему письма. Тему письма увидят получатели.

Выберите категорию. Категорию получатели видеть не будут. Цветовая категория предназначена для пользователя программы, для Вас. По категории можно группировать/фильтровать/сортировать Ваши рассылки в таблице.

Ниже можете ввести текст письма, верхний клонтитул, а также добавить к письму подпись. При получении письма, получатели увидят в качестве текста письма вначале верхний колонтитул, чуть ниже сам текст письма, а ниже текста письма будет расположена подпись. Текст письма, как и подпись, и колонтитулы будут отправлены как обычный текст, не в формате HTML. Это значит, что нельзя текст сделать жирным или цветным, или вставлять в тело письма картинки.

В качестве верхнего колонтитула может быть приветственная надпись до 1000 символов. В качестве подписи можно указать свои реквизиты, телефоны, адрес сайта, своё имя  - это также до 1000 символов. Текст письма может быть неограничен, но не злоупотребляйте.

Закладка "Получатели".

На этой закладке требуется добавить список контактов - электронные адреса и краткие имена получателей. В список получателей строки добавляются из адресной книги. Нажмите кнопку "Добавить" (справа от списка) и появится адресная книга. Адресную книгу можно редактировать: добавлять в неё записи, изменять, удалять. В адресной книге можно хранить не только краткое имя и адрес электронной почты, там можно хранить также: ФИО, номер телефона, адрес, название фирмы, паспортные данные, дату рождения, примечание. Электронный адрес (адрес e-mail) и краткое имя будут использованы в качестве адреса назначения ("Кому:").

 

 

Для добавления в список получателей из адресной книги сразу нескольких контактов, достаточно выделить в таблице (в адресной книге) несколько записей и нажать кнопку "Выбрать выделенные контакты (F6)".

Не рекомендуется создавать рассылки, где будет большое количество получателей. Некоторые почтовые серверы просто не позволят отправить письмо, где в списке получателей 30 или более электронных адресов. Не забывайте также о спам фильтрах. В противном случае Ваши письма будут блокированы ещё до того, как будут доставлены получателям или не все получатели получат рассылку.

Рассылайте письма только тем пользователям, которые у Вас зарегистрированы. Не занимайтесь рассылкой спама!!! Это может противоречить Законодательству Вашего государства и просто морально-этическим нормам в сети Интернет. Уважайте себя и других.

Адресная книга.

Работа с адресной книгой весьма проста. Для добавления новой записи щёлкните кнопку "Добавить". В конце таблицы появится новая пустая строка. Установите в первую ячейку курсор и нажмите клавишу F2 или просто начните набирать текст. Можно использовать на клавиатуре стрелки влево/вправо для перемещения по тексту. Как закончите редактировать эту ячейку, нажмите клавишу Enter на клавиатуре. Это позволит использовать на клавиатуре стрелки влево/вправо для перемещения по ячейкам текущей записи (влево или вправо), но Вы всё ещё будите оставаться в режиме редактирования текущей записи.

Для редактирования информации в ячейке достаточно нажать клавишу F4 или F2, или выбрать соответствующую кнопку на панели кнопок, предварительно установив курсор в нужную ячейку.

Для сохранения сделанных изменений после добавления или редактирования записи, требуется перейти на другую запись или нажать Enter на клавиатуре, или нажать кнопку Сохранить на панели кнопок адресной книги.

Для удаления одной или нескольких записей требуется выделить их и нажать на клавиатуре клавишу Delete или выбрать меню "Контакт->Удалить выделенные контакты (F8)", или нажать соответствующую кнопку на панели кнопок. Записи адресной книги можно экспортировать или распечатать. Для этого выберите соответствующий пункт меню или кнопку на панели кнопок.

Закладка "Вложения".

При создании новой рассылки нельзя добавлять вложения. Сначала создайте и настройте новую почтовую рассылку. Сохраните её. Затем нажмите кнопку "Редактировать" и добавьте вложения. Вложения можно добавлять/редактировать/удалять только у существующей рассылки.

К рассылке можно добавить один или несколько файлов. Для этого перейдите на закладку "Вложения".

Нажмите кнопку "Добавить вложение". Программа откроет окно для выбора файлов. Выбрите диск и папку (из списка "Папка:" вверху окна). Затем выделите в окне один или несколько файлов:

и справа внизу нажмите кнопку "Открыть". Все выделенные файлы будут добавлены в список вложений.

Для редактирования любого вложения выберите строку таблицы вложений и нажмите кнопку Изменить. Программа откроет окно выбора. Выберите один файл и нажмите "Открыть".

Для удаления одного или нескольких вложений выделите записи и нажмите кнопку "Удалить". Удалить вложения можно двумя способами:

1. Удалить только записи из таблицы. В этом случае файлы на Вашем комьютере останутся.

2. Удалить записи вместе с файлами. В этом случае будут удалены кроме записей таблицы ещё и файлы с компьютера (в Корзину Windows), которые указаны в рассылке и выделены для удаления.

Рекомендация. Для удобства отправки вложений можно создать папку. В эту папку перед выполнением рассылки сделать экспорт квартир или домов, или всех данных. При экспорте постоянно давать одинаковые имена файлам, например Квартиры.xls, Дома.xls и т.д.. Тогда, например, в ежедневной рассылке не потребуется каждый раз выбирать новое имя файла в рассылке (рассылку не нужно будет редактировать). Достаточно будет сделать выборку квартир, домов и сохранить с теми же именами с перезаписью файлов в той же папке. Рассылку редактировать не нужно будет и вложения редактировать тоже не потребуется. Вложения не хранятся в рассылках. Вложения (файлы) хранятся на диске, в компьютере, а в рассылке хранятся ссылки на эти файлы.

Примечание. Учтите, что некоторые типы файлов, как то *.exe, *.com, *.bat, *.cmd и даже иногда *.zip (зависит от почтового сервера) запрещены в электронных почтовых письмах.

Закладка "Учётная запись электронной почты".

На этой закладке требуется ввести свой электронный адрес, адрес сервера отправки (SMTP), свой логин и пароль для сервера SMTP, а также другую информацию, которая может быть необязательна при отправке писем.

Настройки на картинке указаны только для примера. Какие именно долждны быть настройки - читайте в справочной системе вашего почтового сервиса.

Примечание. Не рекомендуется использовать свой личный почтовый ящик для рассылок. Лучше специально для рассылок создать и использовать другой почтовый ящик. Вы должны понимать, что данные от этого почтового ящика хранятся в программе Квартал Недвижимость, пусть даже в зашифрованном виде, но всё равно это может быть небезопасно.

После заполнения информации на всех закладках окна редактирования рассылки нажмите кнопку "Сохранить" (внизу окна редактирования).

Как отправить карточку объекта недвижимости (КОН) с фотоснимками по электронной почте?

Щёлкните по ссылке подробнее. Подробнее>>>